Dit is de privacyverklaring van Evangelische Kerk ‘Open Deur Steenbergen’ (EKODS) gevestigd aan het adres Geert Vinckestraat 2 te Steenbergen.

1. Persoonsgegevens

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft aan dat een persoonsgegeven alle informatie is over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Gegevens over organisaties zijn geen persoonsgegevens volgens de AVG.

In sommige gevallen is er sprake van een bijzonder persoonsgegeven. Dit zijn bijvoorbeeld persoonsgegevens over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon en gegevens over gezondheid of seksuele geaardheid.

2. Bescherming van persoonsgegevens

Bescherming van de persoonlijke levenssfeer is een grondrecht. Dit recht is geregeld in:
– artikel 10 lid 1 van de Grondwet;
– artikel 8 van het Europees Verdrag inzake de rechten van de mens en de fundamentele
vrijheden (EVRM);
– artikel 7 en 8 van het Handvest van de Grondrechten van de Europese Unie;
– artikel 17 van het Internationaal Verdrag inzake burgerrechten en politieke rechten
(IVBPR).

Deze artikelen geven aan dat er een wet moet zijn voor de bescherming van persoonsgegevens. Zodat ieders recht op privacy is gewaarborgd. Dat zijn in Nederland de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG (UAVG).

3. Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Dhr. A. van der Meer is Functionaris Gegevensbescherming van EKODS. Datalekken dienen aan hem te worden gemeld, zodat hij in voorkomend geval binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte kan stellen. Hij houdt hiertoe een register van datalekken bij. De FG is te bereiken via info@opendeursteenbergen.nl.

4. Verwerkingsverantwoordelijke

Dhr. A. van der Meer is naast FG tevens verwerkingsverantwoordelijke van EKODS Hij is te bereiken via info@opendeursteenbergen.nl. De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van en de middelen voor het gebruik van persoonsgegevens. Dit houdt in dat de verwerkingsverantwoordelijke na overleg met de ABC-commissie uiteindelijk beslist en in een verwerkingsregister bijhoudt of een organisatie persoonsgegevens verwerkt, en zo ja

– om welke verwerking het gaat;
– welke persoonsgegevens de organisatie hierbij verwerkt;
– voor welk doel de organisatie dit doet;
– op welke manier de organisatie dit doet.

5. Grondslagen voor gegevensverwerking

EKODS beroept zich voor het verwerken van gewone en bijzondere persoonsgegevens op de volgende grondslagen:
– toestemming van leden;
– gerechtvaardigde activiteiten zonder winstoogmerk op godsdienstig vlak;
– noodzakelijk voor de uitvoering van wetgeving door banken en overheidsinstanties;
– noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (contracten en contacten);
– noodzakelijk voor het nakomen van wettelijke verplichtingen (administratie voeren,
jaarrekening en balans opmaken);
– noodzakelijk voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen (ledenadministratie,
factureren, geschillen, pastoraal werk).

6. Verwerking van persoonsgegevens

Volgens de AVG is het verwerken van persoonsgegevens: “elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedures, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken,
verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens” (artikel 4 lid 2 AVG).

Volgens de AVG is het verwerken van bijzondere persoonsgegevens verboden, tenzij er een uitzondering op van toepassing is (artikel 9 AVG). Dit is bijvoorbeeld aan de orde als degene van wie de persoonsgegevens wordt verwerkt, de betrokkene, uitdrukkelijk toestemming voor de verwerking geeft. Er is ook sprake van een uitzondering wanneer de verwerking
noodzakelijk is om bepaalde arbeidsrechtelijke verplichtingen uit te voeren.

EKODS verwerkt persoonsgegevens van leden die door de leden zelf zijn verstrekt door hun gegevens in te vullen in Churchbook nadat zij lid zijn geworden.

EKODS verwerkt de volgende gewone en bijzondere persoonsgegevens:
Voor- en achternaam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd, geslacht, geloofsovertuiging, doopdatum, privé mail-adres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en persoonsafbeeldingen. Op basis van deze informatie kan EKODS geanonimiseerd statistisch onderzoek uitvoeren. 

EKODS verwerkt nadrukkelijk niet de volgende persoonsgegevens: IP-adres, MAC-adres, voertuigkentekens, IQ, functie, opleiding, loonschaal, inkomens- en vermogensgegevens, kredietwaardigheid, persoonlijke voorkeuren, social media-accounts, biometrische data, bijzondere en strafrechtelijke persoonsgegevens

De website van EKODS verwerkt geen persoonsgegevens, maar als er een contactformulier
wordt ingevuld en verstuurd wordt er een naam en mail-adres gevraagd met toestemming.

De penningmeester van EKODS beschikt over een boekhoudprogramma waarin namen, adressen, bankrekeningnummers en betaalgegevens van leden en donateurs worden verwerkt.

In het oudstenteam en het pastorale team worden bijzondere persoonsgegevens van leden vertrouwelijk gedeeld. Het kan gaan om medische informatie en/of informatie betreffende persoonlijke leefomstandigheden. De oudsten dragen er zorg voor dat deze informatie niet onbedoeld bij derden terecht komt, alle informatie wordt wel in het oudstenteam gedeeld.
Deze informatie mag slechts worden gedeeld met hulpverleners met instemming van betrokkenen, tenzij er levensbedreigende situaties of strafbare feiten voor betrokkene of zijn omgeving aan de orde zijn.

Leden zijn niet bevoegd om persoonsgegevens van andere leden te delen met niet-leden.

7. Verwerking van beeldinformatie

EKODS zendt haar kerkdiensten uit via YouTube. Dit is een openbaar kanaal, waarop zowel leden als niet-leden wereldwijd de uitzending live kunnen volgen en kunnen terugzien op elk moment daarna. Het doel is enerzijds het faciliteren van zieke leden die niet in staat zijn de kerkdienst fysiek bij te wonen en anderzijds evangelisatie van een grotere doelgroep dan
alleen de leden (gerechtvaardigd belang).

Met het ondertekenen van het declaratieformulier verklaren gast(s)prekers akkoord te zijn met de live uitzending van hun preek en met het feit dat de preek op YouTube terug te zien zal zijn. Deze toestemming wordt schriftelijk gegeven op het declaratieformulier voor de vergoeding. Met de vergoeding die EKODS betaalt aan gast(s)prekers worden tevens de
licentiekosten voldaan. De penningmeester archiveert deze verklaringen in een verklaringsdossier.

Leden van EKODS die het podium betreden komen in beeld en zijn zich ervan bewust dat hun handelingen in woord en beeld worden gestreamd en wereldwijd zichtbaar zijn via YouTube. Dit geldt voor preken, muziek maken, zendingsmededelingen, opdragen van kinderen, dopen van leden, etc. Mensen die daar bezwaar tegen hebben kunnen dat vooraf kenbaar maken bij één van de oudsten, waarna in onderling overleg wordt bepaald hoe daarmee wordt omgegaan.

Kerkbezoekers komen in beeld tijdens de dienst. Deze beelden van personen zijn per definitie bijzondere persoonsgegevens omdat zij iets zeggen over iemands godsdienst. Daarom is voorafgaand toestemming van de kerkbezoekers noodzakelijk. Zij moeten uitdrukkelijk toestemming verlenen voor streaming van alle kerkdiensten waaraan zij deelnemen. Voor leden wordt dat geregeld met het ondertekenen van het lidmaatschapsformulier zodra zij lid worden. Op dat formulier staat duidelijk aangegeven dat zij akkoord gaan met deze privacyverklaring. Zij verlenen daarmee expliciet toestemming voor streaming van kerkdiensten op YouTube en zijn er zich van bewust dat deze uitzendingen in principe voor onbepaalde tijd wereldwijd te zien zullen zijn via internet.

Als mensen bij bepaalde persoonlijke handelingen, zoals dopen, kinderen opdragen, zalving, handoplegging niet gefilmd willen worden, kunnen ze aan de voorganger vragen om deze handelingen in de zondagavonddienst te laten plaatsvinden. Deze avonddiensten worden niet gestreamd.

Voor niet-leden en incidentele bezoekers geldt dat zij bij binnenkomst worden geconfronteerd met een bord boven de ingang van de zaal waarop staat dat de kerkdiensten via YouTube worden uitgezonden. Als mensen niet in beeld willen komen kunnen zij ervoor kiezen de dienst vanuit hun woning online te volgen. 

De AVG schrijft voor dat voor het maken van beeldopnamen van personen voorafgaand hun toestemming is vereist. Voor leden wordt daartoe een verklaringsregister bijgehouden vanverkregen toestemmingen, hetgeen wordt geregeld via het lidmaatschapsformulier. Voor niet-leden en incidentele kerkgangers wordt geen verklaringsregister bijgehouden, omdat dit
niet praktisch uitvoerbaar is. Bovendien willen deze mensen doorgaans niet dat hun naam wordt geregistreerd op een toestemmingsformulier en EKODS respecteert dat. Niet-leden en incidentele kerkgangers worden geacht toestemming te hebben verleend doordat EKODS een informatiebord inzake camerastreaming heeft geplaatst bij de ingang en
camerabeveiligingstickers heeft geplaatst in de diverse beveiligde ruimten.

De cameramensen van EKODS zullen te allen tijde hun best doen om steeds naar bevind van zaken te handelen, waarbij zij zullen proberen de privacy van aanwezige personen zo goed mogelijk te bewaken.

Als tijdens een kerkdienst in het kader van voorbeden of pastorale informatie bijzondere persoonsgegevens worden gedeeld (bijvoorbeeld namen van zieke mensen met daarbij hun medische aandoening), stelt EKODS zeker dat betrokkenen daar vooraf toestemming voor hebben gegeven. Ingeval betrokkenen daarvoor geen toestemming hebben gegeven maar de voorganger het vanuit pastoraal oogpunt toch van belang acht deze informatie te delen met de kerkgemeente, draagt EKODS er zorg voor dat daarvan geen gegevensverwerking plaats vindt (bijvoorbeeld door streaming of anderszins vastleggen van deze gegevens). Het is belangrijk dat dit zeer zorgvuldig gebeurt, omdat hier sprake is van een stapeling van twee soorten bijzondere persoonsgegevens, namelijk geloofsovertuiging en medische informatie.

In alle ruimten van EKODS vindt 24/7 automatische beeldregistratie plaats, telkens wanneer er mensen aanwezig zijn in die ruimte. De reden voor dit cameratoezicht is tweeledig. Ten eerste dient het als bewakingssysteem tegen inbraak en diefstal van eigendommen gedurende perioden dat het gebouw is afgesloten. Meer in het bijzonder ter ondersteuning
van de meldkamer ingeval van brand of inbraak, zodat de meldkamer indien nodigbrandweer en/of politie kan waarschuwen.

Ten tweede dient het cameratoezicht voor bescherming van kinderen en van leden die met kinderen werken. In dit geval is het cameratoezicht onderdeel van een breder pakket. Zo moeten leidinggevenden aan kindergroepen beschikken over een VOG, hebben zij een gesprek met een oudste gehad, hebben zij een proefperiode succesvol afgerond en werken
zij altijd in tweetallen (‘four eyes’ principe).

Leden geven bij ondertekening van hun lidmaatschapsformulier aan bekend te zijn met het gebruik van camera’s in de ruimten van EKODS en verlenen expliciet toestemming om in relevante situaties de camerabeelden te gebruiken voor het onderzoeken van klachten of meldingen van grensoverschrijdend gedrag. Niet-leden en incidentele bezoekers worden bij
binnenkomst gewezen op het cameratoezicht.

De AVG schrijft voor dat voor het maken van beeldopnamen van personen voorafgaand hun toestemming is vereist. Voor leden wordt daartoe een verklaringsregister bijgehouden van verkregen toestemmingen, hetgeen wordt geregeld via het lidmaatschapsformulier. Voor niet-leden en incidentele kerkgangers wordt geen verklaringsregister bijgehouden, omdat dit
niet praktisch uitvoerbaar is. Bovendien willen deze mensen doorgaans niet dat hun naam wordt geregistreerd op een toestemmingsformulier en EKODS respecteert dat. Niet-leden en incidentele kerkgangers worden geacht toestemming te hebben verleend doordat EKODS een informatiebord inzake camerastreaming heeft geplaatst bij de ingang en
camerabeveiligingstickers heeft geplaatst in de diverse beveiligde ruimten.

8. Geautomatiseerde besluitvorming

EKODS maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een medewerker van EKODS tussen zit.

9. Bewaartermijn persoonsgegevens

EKODS bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de ledenadministratie. Dit betekent dat persoonsgegevens worden bewaard zolang personen lid zijn van EKODS Als een persoon zich uitschrijft als lid zal EKODS de betreffende persoonsgegevens binnen drie weken verwijderen uit haar gegevensbestanden.

Ondertekende declaratieformulieren waarmee gast(s)prekers toestemming geven hun preek uit te zenden via YouTube, zijn opgelegd in een verklaringsdossier bij de penningmeester.

De beeldinformatie van de in de ruimten aanwezige camera’s wordt opgeslagen op een schijf die aanwezig is in de kerk. Als de schijf vol is wordt de informatie overschreven. In de praktijk betekent dit dat de beeldinformatie van een bepaald tijdstip maximaal 14 dagen bewaard wordt, voordat die wordt overschreven .

10. Delen van persoonsgegevens met derden

EKODS deelt persoonsgegevens met het bedrijf Churchbook, dat is gevestigd op adres Westenrijk 24, 3214ED Zuidland. Als een persoon een account aanmaakt via de link van https://opendeursteenbergen.churchbook.nl, dan wordt die persoon geacht toestemming te hebben verleend tot het toegankelijk maken van zijn of haar persoonsgegevens voor het
bedrijf Churchbook. De inschrijving geldt dan als bewijs daarvoor. Overigens zal dit bedrijf slechts toegang hebben tot persoonsgegevens als zij (op verzoek) onderhoud plegen of een probleem oplossen in het programma. 

EKODS verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan overige derden als dit nodig is om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. In voorkomend geval wordt gevraagd daarvoor toestemming te geven. Dit kan schriftelijk of per mail. Deze toestemming wordt bewaard als persoonsgegeven en dient om te kunnen aantonen dat er toestemming is verleend.

Beeldinformatie van de in de ruimten aanwezige camera’s kan via een beveiligde app live worden geraadpleegd door de meldkamer en door enkele personen die een taak hebben als oproepkracht ingeval van een alarm.

EKODS deelt geanonimiseerde data over ledenaantallen en kerkfinanciën met de overkoepelende Vereniging Pinkster- en Evangelische Gemeenten (VPE).

EKODS deelt geen persoonsgegevens met derde landen of internationale organisaties.

11. Cookies en vergelijkbare technieken

EKODS streeft ernaar haar website cookie-vrij te maken. Zolang dat nog niet is gerealiseerd geldt het volgende.

De website van EKODS gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van computer, tablet of smartphone. Bij het openen van de website van EKODS verschijnt een pop-up scherm waarbij wordt aangegeven dat de website cookies gebruikt. Er
zijn vier soorten cookies: noodzakelijk, functioneel, performance en marketing/third party. De noodzakelijke cookies kunnen niet worden uitgeschakeld. Deze cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en kan worden geoptimaliseerd, maar ook dat voorkeursinstellingen worden onthouden. De overige cookies zijn standaard uitgeschakeld maar kunnen door de gebruiker naar keuze worden ingeschakeld. EKODS plaatst geen cookies die surfgedrag bijhouden om op maat gemaakte content en advertenties te kunnen aanbieden.

Men kan zich afmelden voor cookies door de internetbrowser op de eigen computer zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser worden verwijderd.

12. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Leden en niet-leden hebben het recht om de eigen persoonsgegevens (inclusief beeldmateriaal) in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast bestaat het recht om de eventueel eerder gegeven toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens door EKODS. Een dergelijk verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, van persoonsgegevens of een verzoek tot intrekking van een eerder gegeven toestemming of bezwaar op de verwerking van persoonsgegevens moet schriftelijk worden gestuurd ter attentie van de FG naar info@opendeursteenbergen.nl.

Om te controleren of het verzoek tot inzage wordt gedaan door de rechthebbende van de persoonsgegevens, vraagt EKODS om in het schriftelijke verzoek de persoonsgegevens op te nemen. Dit ter bescherming van privacy. EKODS reageert zo snel mogelijk, maar binnen een maand, op een dergelijk verzoek. Als het een complex verzoek betreft, bedraagt de reactietermijn twee maanden. Er is een mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

13. Beveiliging van persoonsgegevens

EKODS neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als leden eraan twijfelen of hun gegevens goed beveiligd zijn of indien er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kunnen zij contact opnemen met info@opendeursteenbergen.nl.

EKODS heeft de volgende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen:

– Beveiligingssoftware, zoals virusscanners en firewalls.
– Churchbook zorgt voor een dagelijkse backup van de database en voor een beveiligde SSLverbinding.

De website is beveiligd met een SSL-verbinding en bij het invullen van een contactformulier
worden er wel persoonsgegevens gevraagd. Hiervoor wordt toestemming gevraagd en
verwezen naar deze privacyverklaring.

14. Wijziging van deze privacyverklaring

EKODS kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op Churchbook en op de website worden gepubliceerd. Het is aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen. Zonder toestemming zal EKODS nooit persoonsgegevens voor andere doeleinden gebruiken dan die in deze privacyverklaring zijn aangegeven.

15. Inwerkingtreding

Deze privacyverklaring is in werking getreden op 1 juni 2024.